Hinweis zum Datenschutz: Diese Anwendung läuft vollständig in Ihrem Browser. Es werden keine Daten gespeichert oder an einen Server übertragen – beim Schließen oder Neuladen der Seite gehen alle Eingaben verloren. Erzeugen Sie rechtzeitig die PDF-Datei und sichern Sie diese selbst.
Haftungsausschluss: Dieses Tool ist ein unentgeltliches Hilfsmittel der Kanzlei Castor zur Unterstützung bei der Erstellung von Reisekostenabrechnungen und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall. Die hinterlegten Pauschalen (Verpflegungsmehraufwand, Kilometersätze, Übernachtungspauschalen) beruhen auf den zum Zeitpunkt der Erstellung dieser App-Version bekannten amtlichen Werten gemäß § 9 Abs. 4a EStG und den zugehörigen BMF-Schreiben für die Reisejahre 2020–2026. Für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der hinterlegten Daten sowie der Berechnungslogik wird keine Gewähr übernommen; Gesetzesänderungen, geänderte Verwaltungsanweisungen oder Programmfehler können zu abweichenden Ergebnissen führen. Für die Richtigkeit der eingegebenen Daten sowie die zutreffende steuerliche Behandlung im Einzelfall ist der jeweilige Arbeitgeber bzw. Nutzer verantwortlich; bei Zweifeln oder besonderen Sachverhalten (z. B. nicht gelistete Länder, Reisejahre außerhalb 2020–2026) empfiehlt sich Rücksprache mit der zuständigen Lohn-/Finanzbuchhaltung oder einem steuerlichen Berater. Eine Haftung der Kanzlei Castor für Schäden aus der Nutzung dieses Tools ist, soweit gesetzlich zulässig, ausgeschlossen; dies gilt nicht für Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit sowie Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.
Angaben zur Reise
Reisetage & Verpflegungsmehraufwand
Pauschale wird automatisch nach Land/Ort und Reisejahr ermittelt
Datum
Land
Ort
Tagesart
Frühst.
Mittag
Abend
Pauschale
Kürzung
Ergebnis
Ein neuer Reisetag übernimmt beim Anlegen automatisch Land/Ort des vorherigen Reisetags sowie das Folgedatum (sofern innerhalb des Reisezeitraums) – bei Bedarf einfach ändern. Grundregel: Bei mehreren Orten an einem Tag gilt der Ort, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird (Ankunftsort). Für nicht gelistete Länder wird automatisch der Pauschbetrag für Luxemburg angesetzt (amtliche Auffangregel). Diese App-Version enthält amtliche Sätze für die Reisejahre 2020–2026; für Daten außerhalb dieses Zeitraums kann keine Pauschale berechnet werden (Kennzeichnung „n. v.“).
Beispiel Rückreisetag: Wird am letzten Tag einer mehrtägigen Auslandsreise noch vor 24 Uhr Ortszeit wieder Deutschland erreicht, ist für diesen Tag als Land „Deutschland“ einzutragen – es gilt die inländische Pauschale für den An-/Abreisetag (14 €), nicht mehr die des zuletzt bereisten Auslands. Das gilt auch dann, wenn an diesem Tag noch ein Frühstück im ausländischen Hotel enthalten war: Die 20-%-Kürzung für gestellte Mahlzeiten bemisst sich stets nach der für den jeweiligen Kalendertag maßgebenden Pauschale (hier also von der deutschen Vollpauschale, 28 €) – unabhängig davon, in welchem Land die Mahlzeit tatsächlich eingenommen wurde. Häkchen bei „Frühstück“ also trotzdem setzen, Land aber auf „Deutschland“ stellen. Erst nach Mitternacht (z. B. Nachtflug/-fahrt) bleibt für diesen Kalendertag noch das Ausland maßgebend.
Fahrtkosten
Datum
Verkehrsmittel
km
Satz
Betrag
Beleg-Nr. / Bemerkung
Kilometerpauschale: 0,30 €/km (Pkw), 0,20 €/km (Motorrad/Moped) – unverändert seit 2020. Bei „Sonstige“ (Bahn, Flug, Taxi, Mietwagen) tatsächlichen Beleg-Betrag eintragen.
Übernachtungskosten
Von
Bis
Land
Ort
Art
Nächte
Betrag
Beleg-Nr. / Bemerkung
„Von"/„Bis" erfassen den gesamten Übernachtungszeitraum (z. B. mehrere Nächte im selben Hotel); die Pauschale wird automatisch mit der Anzahl der Nächte multipliziert. Die Übernachtungspauschale (ohne Beleg) ist steuerlich nur bei Erstattung durch den Arbeitgeber zulässig und nur im Ausland vorgesehen. Für den Werbungskostenabzug beim Arbeitnehmer selbst zählen ausschließlich die tatsächlichen, belegten Kosten. Für Reisejahre außerhalb 2020–2026 liegt kein amtlicher Satz vor (Kennzeichnung „n. v.“).
Reisenebenkosten
Datum
Bezeichnung
Betrag
Beleg-Nr. / Bemerkung
z. B. Parkgebühren, Maut, Gepäckaufbewahrung, dienstliche Telefonate. Grundsätzlich ist jede Position einzeln zu belegen.
